Krijg grip op je projecten en projectadministratie met Exact online

Wil je grip op je projecten zonder gedoe? Met Exact Online-projecten regel je planning, uren, kosten en facturatie op één plek, met realtime inzicht in budget, marge en WIP en slimme goedkeuringsflows. Door de naadloze koppeling met boekhouding en CRM en de mobiele app werk je van offerte tot factuur sneller, foutloos en winstgevender.

Wat zijn Exact online-projecten

Exact Online-projecten is de projectmodule in Exact Online waarmee je je volledige projectadministratie en projectmanagement op één plek regelt. Je zet een project op vanuit een verkoopkans of offerte, plant fases en activiteiten, wijst resources toe en registreert alle uren, materialen en onkosten. Je bewaakt budgetten en marges in realtime en kiest de juiste contractvorm: fixed fee (vaste prijs), nacalculatie (time & material) of abonnement. Dankzij slimme workflows keur je uren en kosten vlot goed en factureer je op basis van termijnen, mijlpalen of daadwerkelijk geboekte uren en kosten. Werk in uitvoering (WIP) wordt automatisch berekend, zodat je omzet en resultaat per project altijd kloppen. Met dashboards zie je direct voortgang, bezetting, budget vs.

realisatie en winstgevendheid. De mobiele app maakt het eenvoudig om onderweg uren te boeken, werkbonnen te laten accorderen en foto’s of bijlagen toe te voegen. Alles is naadloos gekoppeld aan je boekhouding en CRM, waardoor je geen dubbel werk doet en je cashflow verbetert door snellere, foutloze facturatie. Exact Online-projecten is ideaal voor dienstverleners zoals IT- en consultancybureaus, marketing- en ingenieursbureaus, maar ook voor bouw- en installatiebedrijven die grip willen op planning, uitvoering en projectresultaat. Zo krijg je één bron van waarheid voor je projectadministratie en maak je betere beslissingen op basis van actuele cijfers.

Belangrijkste functies voor projectmanagement en projectadministratie

In Exact Online-projecten stel je projecten snel op met fases, activiteiten en sjablonen, koppel je ze aan offertes of verkoopkansen en plan je de juiste mensen met zicht op capaciteit en beschikbaarheid. Je registreert uren, materialen en onkosten (ook via de mobiele app), waarna een goedkeuringsflow zorgt voor snelle accordering. Budgetten, uurtarieven en kostensoorten bewaak je realtime, met signalen bij overschrijdingen.

Je kiest per project de contractvorm: vaste prijs, nacalculatie of abonnement, en factureert op termijnen, milestones, voorschotten of daadwerkelijk geboekte uren en kosten. WIP en omzet worden automatisch geboekt in de financiële administratie. Dashboards geven je direct inzicht in voortgang, marge, bezetting en cashflow, terwijl integraties met CRM en boekhouding dubbel werk voorkomen.

Voor wie zijn Exact-projecten geschikt

Exact-projecten past bij elk bedrijf dat projectmatig werkt en grip wil op planning, uren en marge. Denk aan dienstverleners zoals IT- en consultancybureaus, marketing- en designstudio’s, architecten- en ingenieursbureaus, maar ook aan detacheerders, onderhouds- en installatiebedrijven en bouwteams die met werkbonnen en termijnen werken. Als je projecten factureert op vaste prijs, nacalculatie of via abonnementen, sluit de module naadloos aan op je manier van werken.

Het is ideaal voor mkb-bedrijven en scale-ups met projectteams van een paar tot honderden medewerkers, inclusief externen en freelancers. Werk je in Nederland of België met meerdere entiteiten, talen of valuta’s, dan helpt Exact je processen te standaardiseren terwijl je toch flexibel blijft. Zo combineer je projectmanagement, urenregistratie en financiële afhandeling in één stroomlijn.

[TIP] Tip: Activeer Projecten en koppel uren, kosten en facturen direct.

Inrichting van je projectadministratie in Exact online

Een goede inrichting start bij je basis: bepaal projecttypes (nacalculatie, vaste prijs, abonnement), nummerreeksen, btw-instellingen en de koppeling met grootboek, kostenplaatsen en kostendragers. Richt uurtarieven in per functie, medewerker of klant, leg kostensoorten en artikelen vast voor materialen en onkosten en werk met projectsjablonen voor fases, activiteiten en factuurschema’s. Zet rollen en autorisaties strak neer zodat uren, onkosten en inkoopfacturen via duidelijke goedkeuringsflows lopen. Maak budgetten per fase en activiteit, kies je methode voor omzet- en WIP-berekening en definieer meldingen bij overschrijdingen.

Koppel CRM en sales zodat je een offerte of verkoopkans direct omzet naar een project met de juiste planning en contractvorm. Gebruik resourceplanning om beschikbaarheid en skills te matchen en laat medewerkers uren en onkosten boeken via de mobiele app. Voeg vrije velden toe voor rapportage, standaardiseer processen over meerdere administraties en houd rekening met Nederlandse en Belgische btw-regels. Zo zet je een schaalbare exact online projectadministratie neer die straks foutloos factureert en realtime inzicht geeft.

Basisinstellingen: stamgegevens, rollen en projecttypes

De basis van Exact Online-projecten staat of valt met goede stamgegevens. Leg klanten, contacten, medewerkers, artikelen, kostensoorten en uurtarieven eenduidig vast en koppel waar nodig aan kostenplaatsen en kostendragers. Richt rollen en autorisaties strak in, zodat een projectleider kan plannen en bewaken, medewerkers uren en onkosten boeken, en controllers of managers accorderen en rapporteren. Definieer duidelijke projecttypes zoals nacalculatie (time & material), vaste prijs, abonnement en interne projecten, inclusief standaard workflows, factuurschema’s, nummerreeksen, btw- en grootboekinstellingen.

Door sjablonen aan je projecttypes te koppelen, start je elk nieuw project met de juiste fases, activiteiten en tarieven. Zo voorkom je fouten, versnel je de administratieve afhandeling en zorg je dat rapportages vanaf dag één betrouwbaar zijn.

Tarieven, kostensoorten en budgetten

In Exact Online-projecten richt je tarieven in per functie, medewerker of klant, met geldigheidsdata voor indexaties en eventuele toeslagen voor weekend of overuren. Je definieert kostensoorten voor uren, materialen, inhuur en onkosten, gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen, zodat je exact projectadministratie financieel klopt. Op project- of faseniveau stel je budgetten vast voor uren en kosten, inclusief gewenste marge en omzetdoelen.

Billable en non-billable activiteiten splits je helder, en je kunt budgetcaps of waarschuwingen instellen bij overschrijdingen. Materialen en onkosten boek je via artikelen of inkoopfacturen die automatisch aan de juiste kostensoort worden gelinkt. Dankzij rapportages zie je realtime budget versus realisatie en kun je tijdig bijsturen in planning, tarieven of scope, zonder verrassingen bij facturatie.

Autorisaties en goedkeuringsflows

Met strakke autorisaties en goedkeuringsflows borg je in Exact Online-projecten snelheid én controle. Je geeft rechten op basis van rollen, zodat een projectleider kan plannen en bewaken, medewerkers alleen hun eigen uren en onkosten boeken en finance de financiële verwerking beheert. In de goedkeuringsmatrix stel je per type registratie (uren, onkosten, inkoopfacturen) één of meerdere accordeerstappen in, met drempelbedragen, vervangers en het vier-ogenprincipe waar nodig.

Notificaties en herinneringen houden iedereen bij de les, terwijl je via mobiel simpel uren en declaraties kunt goedkeuren. Pas na akkoord gaan boekingen door naar WIP, omzet en facturatie, zodat je cijfers betrouwbaar blijven. Met een volledige audittrail zie je wie wat wanneer heeft goedgekeurd en voldoe je makkelijker aan interne en externe controles.

[TIP] Tip: Gebruik projecttemplates, koppel kostenplaatsen en activeer automatische projectfacturatie.

Werken met Exact online-projecten: van offerte tot factuur

In Exact Online-projecten start je vanuit een verkoopkans of offerte en zet je met één klik een project op met de juiste fases, activiteiten en contractvorm. Je plant resources op basis van beschikbaarheid en skills, legt uren, materialen en onkosten vast (ook via de mobiele app) en laat alles snel goedkeuren via duidelijke flows. Budgetten en marges bewaak je realtime met signalen bij overschrijdingen, terwijl dashboards de voortgang, bezetting en winstgevendheid tonen. Factureren doe je zoals jij werkt: op vaste prijs met termijnen of milestones, op nacalculatie op basis van geboekte uren en kosten, of als doorlopend abonnement met voorschotten en periodieke facturen.

Factuurvoorstellen worden automatisch gevuld, inclusief tarieven, toeslagen en kostensoorten, zodat je minder corrigeert en sneller factureert. Werk in uitvoering (WIP) en omzet worden correct geboekt in je financiële administratie, waardoor je cijfers altijd kloppen. Dankzij de koppeling met CRM, inkoop en boekhouding voorkom je dubbel werk en heb je één consistente keten van offerte tot cash, met helder inzicht voor je projectteam en finance.

Van verkoopkans en offerte naar projectplanning

Van verkoopkans of geaccepteerde offerte naar uitvoerbaar project: in Exact Online maak je die stap zonder dubbel werk. Zo start elk project met de juiste afspraken en een realistische basisplanning.

• Converteer deal naar project in één actie: contractvorm, tarieven en budgetten worden voorgesteld, CRM-gegevens (klant, scope, voorwaarden) gaan automatisch mee; met projectsjablonen vul je fases, activiteiten en factuurschema vooraf en leg je start- en einddata vast.
• Plan resources en budget: wijs de juiste mensen toe op basis van beschikbaarheid en skills, creëer een eerste capaciteitsoverzicht en stel per fase uren- en kostenbudgetten vast; zie direct de verwachte marge.
• Borg wijzigingen: werk met goedkeuringsstappen en notificaties voor aanpassingen in scope, tarieven of termijnen, zodat alles traceerbaar is en je verlies aan tijd en marge voorkomt.

Het resultaat: een snelle, foutarme projectstart die naadloos aansluit op je salesproces. Zo leg je de basis voor voorspelbare doorlooptijd en marge.

Resourceplanning en urenregistratie (incl. mobiele app)

In Exact Online-projecten plan je capaciteit op basis van beschikbaarheid, skills en uurtarieven, en wijs je mensen toe aan fases en activiteiten met zicht op bezettingsgraad en conflicten. Je houdt rekening met vakanties, feestdagen en externe inhuur, zodat je planning realistisch is en je een betrouwbare forecast hebt van uren en marge. Urenregistratie loopt via weekstaten, timers of de mobiele app, waarmee je onderweg snel uren, onkosten en eventueel werkbonnen vastlegt, inclusief notities en bijlagen.

Regels en validaties zorgen dat je complete registraties krijgt, terwijl goedkeuringsflows uren en declaraties snel accorderen. Na akkoord stromen uren automatisch door naar WIP, budgetbewaking en facturatie. Rapportages tonen productiviteit, billability en afwijkingen, zodat je tijdig kunt bijsturen op planning en inzet.

Kostenbewaking, facturatie en nacalculatie

Met Exact Online-projecten houd je grip op kosten door realtime budget versus realisatie te volgen per fase en activiteit, inclusief uren, inhuur, materialen en onkosten. Signalen bij overschrijdingen helpen je tijdig bijsturen in planning, tarieven of scope. Factureren sluit aan op je contractvorm: vaste prijs met termijnen of milestones, nacalculatie op basis van geboekte uren en kosten, of periodieke abonnementen. Factuurvoorstellen vullen automatisch met goedgekeurde registraties, toeslagen en eventuele voorschotten, terwijl WIP en omzet correct worden geboekt in je financiële administratie.

Inkoopfacturen koppel je direct aan het project voor een compleet kostenbeeld. Met nacalculatie vergelijk je begrote en werkelijke kosten en marge, analyseer je afwijkingen en verbeter je sjablonen en tarieven voor volgende projecten. Zo factureer je sneller, foutloos en voorspelbaar.

[TIP] Tip: Gebruik werksoorten en budgetten; factureer via voortgang voor realtime controle.

Inzicht, integraties en best practices

Met Exact Online-projecten krijg je scherp inzicht in voortgang, marge en cashflow dankzij dashboards voor budget versus realisatie, WIP, burn rate, bezetting en billability. Je kijkt vooruit met forecasts op uren, omzet en facturatie, terwijl drill-downs je tot op boekingsniveau laten zien waar afwijkingen ontstaan. Integraties maken het verschil: koppel je projectadministratie aan boekhouding en CRM, synchroniseer resources met planningstools, haal uren binnen uit externe apps en visualiseer KPI’s in Power BI via de API of standaard koppelingen. Werk je met meerdere administraties, entiteiten of talen (NL/BE), dan hou je met uniforme projecttypes en sjablonen toch één manier van werken.

Beste aanpak: definieer heldere KPI’s, zet autorisaties en goedkeuringsflows strak, houd stamgegevens schoon en gebruik projectsjablonen voor fases, tarieven en factuurschema’s. Maak sluiting ritmisch met een vaste cadans: eerst registraties compleet, dan goedkeuren, WIP berekenen en factuurvoorstellen genereren. Stel waarschuwingen in bij budget- en scopewijzigingen en evalueer na elk project nacalculatie versus begroting om sjablonen en tarieven te verbeteren. Train je team op mobiele registratie en korte kwaliteitschecks. Zo bouw je stap voor stap een voorspelbare projectmachine die sneller factureert, minder corrigeert en beter stuurt op resultaat.

Rapportages en dashboards: voortgang, marge en WIP

In Exact Online-projecten krijg je met dashboards direct zicht op voortgang, marge en werk in uitvoering (WIP). Je ziet per project en fase budget versus realisatie, geplande uren tegenover bestede uren en het effect op je bruto- en nettomarge. WIP wordt automatisch berekend op basis van geboekte uren, kosten en facturatie, zodat je precies weet wat al verdiend is en wat nog niet gefactureerd staat.

Met filters op klant, projectleider of periode vergelijk je prestaties en spot je trends. Drill-downs brengen je van KPI naar individuele boeking voor snelle analyse en correctie. Widgets en signaalkleuren waarschuwen bij overschrijdingen of lage billability, terwijl forecasts inzicht geven in te verwachten omzet en cashflow. Exporteer naar Excel of koppel Power BI voor diepere analyses.

Integraties met boekhouding, CRM en urenapps

De tabel hieronder vergelijkt hoe Exact Online Projecten samenwerkt met boekhouding, CRM en urenapps: koppelwijze, wat er wordt gesynchroniseerd en wat dit praktisch oplevert voor je projectadministratie.

Kernpunten: native integraties dekken de end-to-end project- en financiële stroom; externe apps breiden CRM en urenfunctionaliteit uit. Let op richting en diepte van de synchronisatie om dubbele invoer te voorkomen.

Met integraties haal je het beste uit Exact Online-projecten omdat data één keer wordt vastgelegd en overal klopt. Je factuurvoorstellen en WIP boeken automatisch door naar Exact Online Boekhouden, waarbij grootboekrekeningen, btw, kostenplaatsen en kostendragers netjes worden gevolgd. Inkoopfacturen koppel je direct aan projecten voor een compleet kostenbeeld. Vanuit CRM zet je een verkoopkans of offerte met één actie om naar een project, inclusief klantgegevens, prijsafspraken en factuurschema’s, zodat sales en uitvoering naadloos op elkaar aansluiten.

Voor uren kun je naast de mobiele app ook externe urenapps koppelen die uren, onkosten en bijlagen via de API aanleveren voor goedkeuring en facturatie. Met webhooks en veldmapping stuur je realtime, voorkom je dubbel werk en houd je één bron van waarheid.

Veelgemaakte fouten en slimme automatiseringen

Kleine fouten in de basis leiden in Exact Online-projecten snel tot grote afwijkingen. Met een paar gerichte automatiseringen voorkom je rommel en versnel je de projectadministratie.

• Basis op orde: rommelige stamgegevens, onduidelijke projecttypes en ontbrekende tarieven/kostensoorten maken WIP, marge en facturen onbetrouwbaar; los dit op met projectsjablonen (fases, tarieven, factuurschema’s), verplichte velden/validaties en het afdwingen van standaard kostensoorten.
• Uren en onkosten: te late of ongekeurde registraties verstoren planning en facturatie; zet automatische herinneringen aan, stimuleer registratie via de mobiele app en gebruik goedkeuringsflows met drempelbedragen, rollen en blokkades richting facturatie.
• Facturatie en afsluiting: handmatige factuurvoorstellen en ad-hoc nacalculatie zorgen voor fouten; laat voorstellen automatisch vullen met goedgekeurde registraties, werk met een vast ritme voor periode-sluiting en nacalculatie, en automatiseer overdracht met webhooks/integraties tussen CRM, uren, projecten en boekhouding.

Begin met het opschonen van de basis en automatiseer daarna stap voor stap. Zo krijg je betrouwbare cijfers én meer tijd voor je projecten.

Veelgestelde vragen over exact online projecten

Wat is het belangrijkste om te weten over exact online projecten?

Exact Online Projecten bundelt projectadministratie, urenregistratie, planning, kostenbewaking en facturatie in één omgeving. Je beheert budgetten, tarieven en WIP, met dashboards voor voortgang en marge. Ideaal voor dienstverleners, agencies, bouw, IT en consultancy.

Hoe begin je het beste met exact online projecten?

Start met stamgegevens, projecttypes en rollen. Definieer tarieven, kostensoorten en budgetten. Richt autorisaties en goedkeuringsflows in. Koppel boekhouding en CRM. Maak een sjabloonproject, test urenregistratie (mobiel), planning en facturatie op een pilotklant.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij exact online projecten?

Veelgemaakte fouten: onjuiste tarieven of kostensoorten, ontbreken van budgetten en WIP-instellingen, geen autorisaties, gebrekkige urenregistratie, te late facturatie en geen nacalculatie. Voorkom dit met sjablonen, verplichte velden, periodieke controles, dashboards en helder resourcebeheer.